Formas Tipos Y Responsabilidad De La Cobranza

El encargado de la cobranza debe desarrollar una o más formas para cobrar cuentas pendientes de pago. El conocimiento del trabajo en cobranzas le permitirá tener experiencia para elegir y organizar la forma adecuada.

Para ello tendrá que tener el auxilio de un Gestor o Asesor legal, Auxiliar de contabilidad y ventas para que le suministren la información que necesita, como por ejemplo la tarjeta del cliente, registros de pago, monto total, cuotas vencidas y/o por vencerse, información legal de cada operación llevada a cabo, personal principal y de apoyo, etc.

En tanto que el objeto del cobro es recuperar el capital invertido, no se debe perder de vista el futuro potencial de las cuentas vencidas.

Con frecuencia cada cuenta vencida y no pagada debería ser manejada individualmente para diferenciar los méritos de cada cliente, pero la implementación de tal procedimiento es significativo en términos económicos y no conviene para negocios pequeños.

Un forma de cobranza debe ser elaborada para seguir un procedimiento rutinario de la mayoría de las cuentas vencidas y luego elaborar un método para circunstancias especiales. (Cobranza preventiva)

A continuación cito algunas formas conocidas:
  1. Cobranza Personal (directa)
  2. Intermediarios (Gestores y Agencias de Cobranza)
  3. Intermediación Bancaria
  4. Por correo postal o electrónico
  5. Centros de Recaudación
De la elección que se tome sobre las formas de cobranza dependerá el costo del mismo. Dejemos para el último capitulo de esta obra una ampliación de las formas y métodos de cobranza en forma detallada que son de amplio conocimiento en nuestro medio.

15.1. TIPOS DE COBRANZA
Se puede decir que en nuestro país, dentro del conocimiento general y legal, se dan tres tipos de cobranza, atendiendo a su proceso de ejecución:

15.1.1. Cobranza Formal
La que se realiza mediante los responsa
bles directos de la cobranza, utilizando los medios y procedimientos regulares para ejecutar el cobro ya sea a través de los propios cobradores de la empresa o de intermediarios calificados, si ese fuera el caso.

Este proceso debe ser programado analizado y sometido a revisión por parte de los responsables de la administración del negocio antes de elegir el tipo de cobranza.

Se entiende que la empresa solo decidirá recurrir a otros tipos de cobranza cuando haya agotado todas las medidas y recursos necesarios para el pronto pago y que por esta circunstancia se pone en peligro la relación Cliente-Empresa.

15.1.2. Cobranza Judicial
En este tipo de cobranza la empresa puede o no intervenir directamente. En los casos en que intervenga, esta considerada dentro de su personal de línea o asesoría a un gestor, o abogado especialista en cobranza judicial.

En caso inverso, podrá recurrir a una agencia de cobranzas independiente, las mismas que ofrecen servicios de cobranza judicial y extrajudicial. Su procedimiento se adecuan a las disposiciones jurídicas y legales que la legislación les ha señalado.

No esta demás decir que llegar a una cobranza judicial, por los costos y tiempo que esta representa, es muy perjudicial para la empresa, considerando que en épocas inflacionarias, o recesivas la erosión del dinero afecta considerablemente al capital a la empresa.

15.1.3. Cobranza Extra-judicial
La cobranza extra-judicial deriva de al anterior en lo que respecta a la iniciación del proceso legal; marcando diferencias cuando el deudor se somete a una transacción fuera de juicio, a fin debitar el incremento de costos, perdida de tiempo y molestias para ambas partes; por tal motivo se llegan a un arreglo extrajudicial.

Frecuentemente se programan nuevas fechas de pago, con gastos mínimos adicionales, o también recurrir a la recuperación de la mercadería si se consideró en el contrato de venta la devolución de la mercadería con cláusulas especificas que determinen tal operación.

La elección del tipo de cobranza dependerá de la modalidad del crédito, clase y condiciones del cliente, lugar del domicilio donde debe hacerse la cobranza, gastos de transporte y gastos de localización y ejecución, etc.

Como el objetivo de la cobranza es una vez mas, ejecutar el cobro, esta elección dependerá de la acción que derive de prever una cobranza efectiva acorde con las exigencias de la empresa cual es; de recuperar su capital en el tiempo programado y con la simplicidad que exige este proceso.

16. RESPONSABILIDAD DE LA COBRANZA
En una empresa pequeña, el responsable de la conducción de la cobranza es el empresario o dueño del negocio, pero por su falta de experiencia y sobre todo por su desconocimiento de las técnicas del cobro, es muy difícil que éste pueda cumplir con esta función adecuadamente y salir adelante.

Con demasiada frecuencia, el negocio de una pequeña empresa, puede estar organizado por personas dedicadas a las ventas quienes desempeñan una labor extraordinaria en esa área, pero demasiado tarde se dan cuenta de la poca dedicación que le han prestado a la labor de la cobranza.

Por regla general las técnicas y el conocimiento se encuentran mejor desarrolladas en las organizaciones medianas o grandes por contar con personas especializadas en la labor de cobranza. Pero igual responsabilidad tiene una pequeña empresa de asignar la responsabilidad de al cobranza y de asegurarse de que esta se lleve a cabo en forma adecuada. Cabe destacar en forma especial que la productividad de un negocio, y en muchos casos su éxito o fracaso puede verse determinada por la eficacia con que esta tenga el control de sus cuentas por cobrar.

Por ello, la Gerencia debe asegurarse que la función de cobranza se centre en un individuo o en un departamento particular de la organización, que produzca los resultados deseados de efectividad.