Otorgamiento De Créditos Al Cliente Y Al Comerciante

El marcado éxito de la utilización del crédito en las operaciones del comercio mayorista y minorista orientadas hacia el consumidor final, han derivado una amplia generalización de su uso en estos últimos años. Esto se atribuye a que la mayoría de los comerciantes o fabricantes se pronuncian a favor del empleo, tomándolo como un mecanismo natural en las operaciones de venta al por mayor, menor y al detalle. Pero con mucha frecuencia este proceso se inicia en los negocios sin antes organizarse debidamente porque no se cuenta con Personal Especializado, Recursos Económicos Necesarios, Políticas y Manejo adecuado de Caja, tampoco prevé situaciones de política externa y no toma en cuenta una rápida recuperación del capital invertido mediante la aplicación de una política de cobranza efectiva.

EL otorgar créditos sin una debida organización, es causa de serios problemas orgánicos y financieros, sobre todo en pequeñas empresas industriales o en comercios al por mayor y menor. Sumado a ello la escasa divulgación del conocimiento y técnicas de créditos y cobros y la escasa o casi nula capacitación y adiestramiento del personal dedicado a esta actividad.

4. CONSIDERACIONES DEL CRÉDITO
Una empresa que pretenda organizar un proceso de créditos y cobranzas debe tomar en cuenta las siguientes condiciones elementales:
  1. Información
  2. Factores de evaluación del riesgo
  3. Limitación del crédito
  4. Organización del crédito y la cobranza
4.1. INFORMACION
Mediante la información suministrada ya sea por fuentes internas o externas al encargado de créditos, se le permitirá, investigar, analizar, evaluar y tomar una decisión sobre la solvencia moral y económica, capacidad de pago, arraigo, experiencia, antecedentes, garantías del solicitante de créditos. La interpretación correcta de los hechos reunidos a través e la información obtenida dará mayor solidez al departamento de créditos para reforzar la decisión.

Cada cuenta nueva o cada cliente deben de considerarse como un problema individual de análisis e interpretación. Ya sea que la evaluación se haga con el propósito de fijar la línea de crédito, generalmente los factores de evaluación serán los mismos.

Para una mejor compresión de las fuentes de información que se necesitan para evaluar un crédito, tanto para el cliente como para el comerciante, los trataremos separadamente.

4.1.1. Fuentes de Información de Crédito al Usuario
Cuando se trata de obtener información para un cliente en forma individual, la primera fuente de información es la solicitud de crédito; la segunda los registros propios de la organización, y por ultimo la información obtenida por investigación directa.

a) Información obtenida por el solicitante
Por lo general, la persona que solicita un crédito, tiene que dar a la organización cierta información básica como es:
  • Datos personales
  • Empleo descriptivo (lugar, puesto, remuneración, condición, estabilidad, tiempo, etc.
  • Edad
  • Ingresos adicionales
  • Garantías
  • Residencia descriptiva (propia, alquilada, hipotecada, etc)
  • Activos en reserva (autos, terrenos, títulos-valores, acciones, seguros, etc.)
  • Actividad financiera (cuentas corrientes, ahorros, descuentos, etc.)
  • Referencias personales y comerciales
  • Otros datos adicionales que la empresa tenga por conveniente exigir.
Esta información generalmente se obtiene mediante una entrevista personal con el solicitante, transcritos en una solicitud de crédito previamente entregado que en muchos casos debe de obtenerse con el mayor cuidado porque el solicitante conoce la necesidad que tiene la empresa de procurar esta información, para evaluar y minimizar los riesgos en la posible concesión del crédito. No nos olvidemos que la entrevista nos permite tener el primer contacto con el cliente, Por lo tanto, el solicitante no solo es reacio a suministrar información sino que, en muchos casos, el tratar de obtenerla deliberadamente trae como consecuencia el enojo de este y con ello la perdida de un posible cliente potencial.

Por esta razón, el personal que realiza esta labor, debe ser cuidadosa en los procedimientos que utiliza para obtener información.

Las entrevistas son mejor conducidas en un ambiente privado y cómodo si fuera posible. La charla con el cliente debe ser conducida con habilidad, conocimiento y criterio, en forma tal que sea considerada por el solicitante como un acto de cortesía y no dar la impresión de estar expiando sus asuntos privados o particulares como sucede con frecuencia.

b) Registros propios de la empresa
Se estima que la mejor base para un diagnostico es la experiencia crediticia conocida del cliente; esto es la verificación de su pago en los registros del control anterior, en base a esta información que ya cuenta la empresa se analizan los siguientes datos:
  • Antigüedad
  • Cuentas involucradas
  • Mayor crédito concedido
  • Saldo o deuda pendiente
  • Montos vencidos
  • Condiciones del crédito
  • Formas o hábitos de pago
Esta información es trasladada a otros formatos que el analista ya debe de tenerlos para evaluar la decisión del crédito a otorgar. (formularios de seguimiento y control internos)

c) Información obtenida por medio de la investigación directa
Es importante obtener información directa de los clientes que solicitan créditos porque nos permitirá verificar así la información dada por el solicitante, tanto en la entrevista personal como lo registrado en la ficha, confirmada o no.

Se puede obtener información mediante la investigación directa por:
  • Información de otras empresas
  • Representantes de ventas (vendedores)
  • Personas de barrio
  • Lugares y clubes al que pertenece y frecuenta
  • Centros donde se procesa información comercial (Cámaras de Comercio, Conaco, Boletines informativos, etc.)
4.1.2. Fuentes De Información de Crédito par el Comerciante Mayorista y Minorista
Los factores mas importantes que deben tenerse en cuenta al seleccionar una fuente de información es considerar la precisión, contenido, rapidez, cobertura comercial y veracidad de la información, sometido esto a costos de oportunidad para la validez de la información obtenida. La calificación de esta información obedece a aspectos cuantitativos mas que cualitativos.

Las fuentes mas comunes que se utilizan son:
  1. Información suministrada por el comerciante
  2. Información interna
  3. Información externa
a) Información Suministrada por el Comerciante
A través de entrevistas personales con solicitudes de crédito, se puede obtener información útil a manera de fomentar un conocimiento y entendimiento entre los clientes mayoristas y minoristas.

Una entrevista apropiada, capacita al solicitante para presentar su propio caso con mayor ventaja, lo que permite al encargado de créditos apreciar al solicitante para formarse una impresión de su personalidad, conocimiento, experiencia, y capacidad de manejo empresarial, así como averiguar discretamente si en cualquier fase del negocio podría requerir asistencia financiera o crediticia.

Aparte de conocer los datos personales del solicitante y de su negocio, permite conocer sus referencias bancarias y comerciales; aunque no se debe dar mucho valor a esta información porque el solicitante los abra elegido cuidadosamente.

Para ello es necesario recurrir a otras fuentes obligadas de información, además de considerar para créditos mayores debe exigirse los estado de situación económica financiera y patrimonial para hacer un análisis mas técnico de su posición económica, centro de esos documentos se puede exigir:
  • Estados financieros (el ultimo + dos años atrás)
  • Estado de perdidas y ganancias
  • Estado de flujo de efectivo
  • Balance general
El análisis de esta información debe ser procesada y resulta por un conocedor en la materia pues se esa evaluando el riesgo y determinando su capacidad de pago, para luego exigir si fuera necesario, las garantías colaterales.

Los puntos mas resaltantes a tomar en cuenta son:
  • Desarrollo y análisis de Rateos
  • Análisis del flujo del efectivo
  • Calificación de las inversiones
  • Endeudamiento financiero
  • Planes de expansión o endeudamiento
  • Otros
b) Información Interna
Esta información se puede obtener de los registros propios y en forma personal por parte de los vendedores de la empresa.

• Registros propios
  • Antigüedad del cliente (solo para clientes activos)
  • Crédito máximo concedido
  • Antecedentes y hábitos de pago
  • Devoluciones de mercadería
  • Protestos y cheques inconformes
  • Aceptación de letras
  • Importe de saldos y cuentas vencidas
  • Garantías ofrecidas
  • Composición de la sociedad
  • Otros datos de importancia
• Vendedores
Frecuentemente los vendedores están en excelentes posición, para suministrar información sobre los solicitantes, por su relación personal y por el lado y por el trato que tienen ambos. También se puede pedir información a otros vendedores que no trabajan para la empresa pero que sin embargo por la relación que tienen del medio, su información es valida.

Pero se debe tener presente, que muchos vendedores están propensos a ser demasiado optimistas con las opiniones favorables que ofrecen y, todavía mas problemático es por el deseo de vender y es allí donde exageran sus informes porque eso les permite incrementar sus comisiones a través la ventas que realizan.

Esto perjudica a la empresa y a solicitante, por consiguiente la misión imperativa de evaluar la cantidad de información y verificar su veracidad.

Los vendedores pueden proporcionar informes y opiniones respecto al solicitante sobre:
  • Capacidad para manejar los negocios
  • Ubicación
  • Volumen de ventas diarias, semanal y mensual
  • Fuerza de ventas
  • Stocks mínimo establecimiento
  • Volúmenes de y créditos otorgados por otras firmas
Esta información se debe cruzar con la que el solicitante dio en su solicitud de crédito. Es recomendable confeccionar un file para cada cliente.

C) Información Externa
La información externa se puede obtener mediante el intercambio directo de los proveedores, bancos o entidades financieras y centros de información oficial, u organismo gremial (ya sea publico o privado). Esta opinión es importante así como saber que entidad bancaria o proveedores emiten estos informes.

• Intercambio directo con los proveedores
Se refiere a las operaciones entre comerciantes con mayor experiencia respecto a calificar a los futuros clientes.

Esta fuente es considerada como una de las mejores porque permite establecer el comportamiento del futuro deudor, pero es poco usada por el celo de la mayoría de proveedores a entregar información recopilada y procesada por ellos mismos.

Sin embargo la información que se solicite por medio de un formulario impreso puede contener entre otros puntos:
  • Antigüedad del cliente
  • Crédito máximo reciente
  • Limite y condiciones del crédito
  • Antecedentes y hábitos de pago
  • Devolución de mercaderías
  • Reputación personal
• Información Bancaria
Esta fuente de información es frecuentemente usada cuando se trata de empresas grandes o de prestigio las que soliciten dichos informes y que puedan obtenerlas a sola petición de un determinado cliente.

Cuando es proporcionada, es muy técnica y en algunos casos limitada pues esta información es confidencial.

Para solicitar información de un determinado cliente es un Banco o Entidad financiera, es aconsejable tener una entrevista personal con el encargado de informes antes de pedirla por escrito para gana tiempo y esfuerzo si esta no fuera viable.

Esta información se concentrara generalmente en:
  • Numero de cuentas, saldos y otros
  • Puntualidad para cubrir sus obligaciones
  • Si registra protestos
  • Si tiene líneas de crédito
  • Su reputación personal frente al banco etc.
4.1.3. OTRAS FUENTES DE INFORMACIÓN Y CONTROL
Es nuestro medio ya existen aparte de fuentes oficiales de información, como los boletines de protesto; (denominadas lista negra) algunas empresas que suministran información sobre clientes y/o servicios de cobranza morosa. También esta en proyecto la constitución de la Central de Riesgo Comercial que podría funcionar a nivel nacional.

Es indispensable considerar que los costos operativos en conseguir esta información por medios oficiales pueden ser elevados en algunos caos; entonces conviene tomar en cuenta estas empresas de servicios que pueden suministrar información rápida y oportuna que pueda estar mas acorde con nuestra necesidad de requerir información.

4.1.4. INFORMACIÓN PUBLICA
La empresa así como el ejecutivo de crédito y cobros deben estar permanentemente actualizados de los eventos y acontecimientos Sociales, Económicos y Políticos del medio, dado que cada cliente al ser evaluado puede ser afectado por dichos acontecimientos, suscitados inclusive el mismo día de la evaluación y calificación del crédito.

Por ello es recomendable tener toda una gama de fuentes de información que se pueden obtener a través de las revistas, periódicos, informativos noticiosos, etc.