Supervisión Ejecutiva De La Cobranza

Cuando la empresa tiene sucursales, la cobranza tiene que tener un sistema de Supervisión y Control permanente por parte de la Gerencia.

Normalmente el encargado de la cobranza o el Gerente no puede viajar constantemente o visitar clientes morosos fuera de la localidad; solo cuando las cantidades adeudadas representan un atención especial y cuando se has agotado todos los Recursos normalmente de las que la empresa dispone. Esta cobranza por lo general es conflictiva por la distancia en que se encuentra el deudor por lo que se recomienda tomar las precauciones del caso para su ejecución.

Dicha supervisión no será efectiva si no se tiene en cuenta un conjunto de instrumentos de información como pueden ser:
  • Antigüedad de los clientes.
  • Clasificación y evaluación de la cobranza.
  • Clientes nuevos y antiguos.
  • Verificación de la correspondencia enviada y recibida.
  • Zonificación.
  • Evaluación de los saldos en cuentas bancarias.
  • Reporte diario de cobranza, etc.
  • En caso de juicio el cliente se someterá al distrito judicial que la empresa tenga en su sede principal.
En cobranzas que son de la localidad, el jefe de área debe supervisar los procedimientos de cobro asignando un día o mas a la semana para dedicarse a visitar clientes morosos cuyas cuentas son significativas.

Esto permitirá llevar un registro de las acciones de cobranza emprendidas, además de permitir que todo el personal tome conciencia de la importancia de cobrar para asegurar el futuro de la empresa.

La información tanto individualizada como general de la cobranza diaria, semanal, quincenal y mensual debe ser del conocimiento del jefe de ventas, como una forma de ayudar al trabajo de la fuerza de ventas, de igual forma al Jefe de Fianzas para supervisar el monitoreo de las cuentas por cobrar.

11. CALIFICACIÓN DE LAS CUENTAS VENCIDAS
Es importante considerar un periodo de gracia al cliente antes de tomar una decisión de persecución o de acciones drásticas. Cada periodo de gracia se ajustará al tipo de Operación del Crédito; Condiciones, Cliente, Monto, y al Riesgo que pueda significar para la empresa la no consideración de dichas variables. Este puede ser entre 1 o 10 días. Es recomendable que esta calificación lo realice un conocedor del tema para evitar tomar decisiones no ejecutadas a la realidad y antes es preferible analizar la situación económica del deudor.

La experiencia nos indica que el tratamiento y calificación de las cuentas vencidas es de responsabilidad en primera instancia del Jefe de Cobros quien reportará posteriormente con un informe sobre la situación de cada cliente sobre los pormenores de las acciones de cobranza al Jefe inmediato superior.