Factores Que Disminuyen La Labor Efectiva De Cobranza

Muchos cobradores trabajan sujetos a los imprevistos no controlables en la realización de su labor diaria, sin embargo es recomendable tener presente algunas sugerencias que pueden ser significativas o notoriamente respectivas como son:
  1. No realizar visitas de acuerdo a las previsiones y necesidades del cliente.
  2. No realizar visitas de enlace y contacto anteriores al ofrecimiento.
  3. No tener una radiografía del comportamiento de los clientes en la zona asignada.
  4. No comparar el volumen de cobranza con el número de visitas.
  5. No realizar el promedio de horas diarias entre visitas a deudores que tiene atención reiterativa con clientes que recién se encuentran en la lista de cobranza.
  6. No cobrar para satisfacer las necesidades de la empresa sino las del cobrador.
  7. No llevar registro ni reportes diarios de cobranza.
  8. No hacer los análisis de las cuentas mayores de cobranza y sobre todo a quien se cobra y como.No tener información suficiente sobre los saldos ni las condiciones de pago del cliente.
  9. No informar a sus superiores sobre movimientos sospechosos de los clientes.
8. LA CORRESPONDENCIA EN EL COBRO
La correspondencia tiene un rol muy importante en la cobranza, y si queremos que los avisos y las cartas tengan efecto deseado hay que dedicar mayor tiempo a su redacción, persuasión y al intervalo de remisión.

La correspondencia que tramita el Dpto. de Cobranzas por lo general es:
  1. Avisos de Vencimiento o Estados de Situación.
  2. Cartas de Cobranza.
  3. Cartas Notariales.
  4. Notificaciones.
Por lo costos de franqueo, la correspondencia es cara de hacer y enviar.

La redacción de la correspondencia con fines de cobro, ha de reunir determinadas particularidades que a continuación detallamos y que en algunos casos en imperativo por fuerza de ley:

1. El estilo debe de adaptarse a la persona que lo recibirá, por lo general debe ser breve a no ser que sea necesario extenderse por la peculiaridad del caso. Como principio debe imperar la brevedad.

2. No debe mezclarse varios temas en una misma correspondencia, el hacerlo perjudica la efectividad de la misma.

3. La concentración sobre un solo tema y en este caso, el cobro de la deuda, eleva la mente del deudor que todas las actitudes del cobrador esta centrado en el cobro de su deuda.

4. la carta no debe llevar mas halagos que los de cortesía para mantenerle respeto por el cliente, porque esto permite mantener una situación expectante para ver las actitudes que tome el deudor en el futuro.

5. si el método es enviar cartas o varios impresos, la correspondencia debe ser mas aprensiva y excluyente, pero mantenimiento la cordialidad.

6. Es recomendable enviar tarjetas de cobro de diferentes formatos y colores para identificar el grado de persecución que cada uno de ellos tenga sobre el seguimiento al cliente.

La idea es crear en la mente del deudor que el incumplimiento puede ocasionarle perjuicios, entre ellos y quizá el mas importante; que se pierda el buen nombre en la cual lo ha colocado el acreedor y que por su retraso esa actitud negativa puede extenderse hacia otras empresas comerciales.

En una empresa organizada, los modelos o formatos de carta a redactar ya sea encuestas impresas, las mismas que podrán servir para diferentes situaciones y clases de clientes. Estos modelos tendrán su código y/o su distinción como una forma de organizar la correspondencia.

Las cartas o Avisos no deben ser firmadas por una sola persona, si fuese así la representatividad del firmante se agota; acompañando a la firma del Gerente, puede ir la del asesor legal o la de la persona que tiene a su cargo las acciones del cobro.

Finalmente la carta debe tener los siguientes requisitos:
  1. Señalar el monto de la deuda.
  2. Señalar el lugar de pago, el mismo que deberá ser de preferencia en efectivo.
  3. Cuando la cobranza se origine fuera de la localidad, y si el pago fuese mediante el banco, indica el N° de cuenta a la cual debe abonar el pago.
  4. Se señala fechas limites, para que le deudor se esfuerce en cancelar su deuda antes de tiempo.
Cuide su vocabulario, la estructura de las oraciones y su tono emotivo,. Evite frases “trilladas” use expresiones fáciles que forman parte del lenguaje de la mayoría de las personas.