Registros Seguimiento Y Control

Es indispensable manejar bajo control el archivo permanente de los clientes que permitan identificarlos con facilidad, además de clasificarlos de acuerdo a un procedimiento mecanizado para tal efecto.

Para ello es necesario mantener una información clasificada en:
  • Solicitud de crédito
  • Informe de verificación
  • Hoja record del cliente
  • Copia de las cartas de cobranza
  • Documentos de tramite comercial
  • Contrato y garantías
  • Extracto de estados financieros, etc.
11. FLUJO DE INFORMACION
También es una información muy importante, el dar trámite a la correspondencia de entrada y salida del departamento que tenga con la marcha normal de los procedimientos de créditos y cobros.

11.1. ROL DE EJECUTIVO DE CREDITOS Y COBRANZAS
Este rol depende de muchos factores, además de su personalidad habilidades, y experiencia.

El Jefe de Créditos y Cobranzas debe ser una persona bien entrenada, educada y adaptada para tratar con el personal de su propio departamento, los jefes de otras áreas, la gerencia y los clientes.

Cuando el Gerente de crédito y cobros, labore en una empresa grande, puede que su rol se restrinja únicamente al área que le compete, dado que existe personal suficiente para los otros departamentos. Sin embargo puede darse el caso contrario; que sea requerido para formar parte de distintos comités porque su opinión es de gran valor para la toma de decisiones en la empresa.

En cualquier caso, es importante designar a la persona idónea de acuerdo a ciertos requisitos personales, profesionales y gerenciales. Debe poseer algunas características que garanticen resultados positivos en la empresa.

Las calificaciones que normalmente se exigen al ejecutivo que estén dentro del rol señalado, son los siguientes:

11.1.1. Calificaciones Personales

a) Justicia: Una de las grandes cualidades personales del Jefe de Créditos y Cobros en su sentido amplio, desapasionado e imparcial de la justicia (Objetividad).

b) Iniciativa: Si bien el sentido de justicia es vital para el éxito de su gestión, la iniciativa forma parte importante, pues le permitirá ser reconocido por la gerencia y ampliar sus expectativas de la empresa ( Sugerencias, Innovación, Creatividad para el Cambio).

c) Perseverancia: El ejecutivo de Créditos y Cobros no solo debe tomar decisiones, sino también perseverar en ellas hasta el final. Si vacila o duda frente a las presiones propias de su labor, no estará contribuyendo con los objetivos de la empresa y especialmente a centrar y hacer efectiva su labor.

d) Tacto: Para lograr el crecimiento de las ventas al crédito y recuperar el dinero producto de estas ventas, el ejecutivo deberá hacer gala de un refinado tacto para responder a las exigencias de su trabajo y de la labor que representa su personal asignado para cumplir a cabalidad con sus funciones.

c) Liderazgo: El Ejecutivo de créditos es un líder ya que debe ser capaz de motivar a los miembros de su departamento para trabajar eficiente y coordinadamente. Debe ser competente, exigente, y mostrar un entusiasmo permanente y efectivo durante su gestión. Esto ayudará significativamente a mantener la unidad de grupo y a la eficacia de su labro en el tiempo.

11.1.2. Calificaciones Profesionales
Para actuar con eficacia, el Ejecutivo de Créditos y Cobros debe poseer conocimiento y habilidades especiales en las siguientes áreas:
  1. Contabilidad General
  2. Análisis de Estados Financieros
  3. Legislación Comercial
  4. Técnicas de Créditos y Cobros
  5. Gestión Empresarial
  6. Psicología
  7. Marketing
  8. Relaciones Publicas
En cierto grado, su conocimiento y habilidades señaladas dependerá mas de su experiencia que una formación profesional o técnica que exija fundamentalmente un cierto grado de especialización.

11.2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
La necesidad de un manual de Créditos y Cobranzas tiene que ser mayor en aquellas empresas donde las operaciones de crédito son mas completas y es preciso asegurar la observación de las políticas y procedimientos.

El manual de Créditos es particularmente valioso como una guía de gestión. Es una referencia para el control de las acciones y decisiones que tienen lugar en el Departamento de Créditos y Cobranzas. Es indiscutible su importancia tanto para la gran empresa como la mediana y pequeña. Ello se debe a que el Manual debe contener todas las reglas normas y procedimientos necesarios para dar consistencia a las operaciones de cada día

El ejecutivo responsable del departamento de Créditos y Cobros es la persona idónea para visualizar los objetivos del Manual y todos los usos posibles que puedan dársele. En algunas empresas comerciales la información para el Manual es obtenida por departamentos especiales de Racionalización (Organización y Métodos) y que son responsables por su redacción y publicación.

Ya sea que el manual se redacte en el departamento de Créditos y Cobranzas o fuera de él, es importante que el personal de las demás áreas involucradas tenga la oportunidad de intervenir en la redacción y aprobación de aquellos aspectos que atañen a sus áreas.

a) Formato de Manual de Créditos y Cobros: El Manual puede ser elaborado separadamente o como parte del manual general de la empresa.

Se recomienda no utilizar el sistema de encuadernación para armar el Manual. El sistema de hojas sueltas para archivarlas en pioner permite reemplazar las hojas con información actualizada, siendo su manejo mas recomendable sin olvidarse que el empleo de las computadoras pueden aplicarse con el diseño de plantillas y de intercambio de información de manera rápida y eficiente.

b) Mantenimiento del Manual
: Para cumplir su objetivo la información contenida en el manual debe sermantenida al día. Los responsables del mantenimiento del Manual deben estar alertas respecto a los cambios que puedan afectar al sistema y procedimientos de los créditos y cobros, tanto dentro como fuera de la empresa (Entorno Social, Económico o Legal).

c) Contenido del Manual: El contenido dependerá del tipo de actividad del negocio, y del sistema de créditos adoptado. En función a ello se determinaran los puntos que es necesario incluir o excluir en el manual a confeccionarse.

Veamos a continuación el modelo de estructura típica de un Manual de Créditos y Cobros.

Manual de Créditos y Cobranzas
  1. Presentación
  2. Políticas de Créditos y Cobranzas
  3. Estructura orgánica del Departamento de Créditos y Cobranzas
  4. Aprobación de la líneas de Crédito
  5. Garantías y Fianzas
  6. Ampliación de las líneas de Crédito
  7. Procedimientos de Cobranza y Control
  8. Castigos de cuentas incobrables
  9. Sistemas de información
  10. Apéndice: Directivas y formulario usados en el Departamento así como disposiciones legales vigentes.
11.3. EL COMITÉ DE CRÉDITOS Y COBRANZAS
Este comité esta conformado en primera instancia por el Ejecutivo de Créditos y Cobranzas, la Gerencia, Comercialización, Finanzas, Producción, etc.

No es indispensable que el comité requiera de todos los jefes de mandos intermedios para conformarla. Esto dependerá fundamentalmente de la clase de empresa y especialmente de la magnitud de sus operaciones.

Sus principales funciones son:
  1. Aprobar las políticas de créditos y cobranzas planeadas y definidas por el departamento correspondiente.
  2. Aprobar el otorgamiento de créditos cuyos montos superen el limite establecidos por las políticas de crédito.
  3. Evaluar tomar medidas correctivas sobre la gestión de créditos y cobranzas.
  4. Aprobar el programa de inversión y financiamiento requerido por el Departamento de Créditos y Cobranzas.
La implementación de este Comité tiene un significado importante par al Gestión eficaz del Departamento de Créditos y Cobranzas, dado que evalúa en forma periódica la eficiencia y efectividad de dicho departamento. Su instauración permite, a la vez, interrelacionar las áreas o departamentos involucrados en el cumplimiento de las metas y objetivos trazados por la empresa, por lo tanto, debe efectuarse en forma periódica y permanente.