La gestión de los registros de seguimiento y control es fundamental para cualquier empresa que maneje operaciones de crédito y cobranzas. Para ello, es necesario mantener una información clasificada y mecanizada de los clientes, con documentos como la solicitud de crédito, informe de verificación, hoja de registro del cliente, copia de las cartas de cobranza, entre otros. También es importante dar trámite a la correspondencia de entrada y salida del departamento que tenga relación con la marcha normal de los procedimientos de créditos y cobros.
El jefe de créditos y cobranzas debe ser una persona capacitada y educada, capaz de tratar con el personal de su departamento, jefes de otras áreas, gerencia y clientes. Es necesario que posea cualidades personales como la justicia, iniciativa, perseverancia, tacto y liderazgo, así como conocimientos y habilidades especiales en áreas como contabilidad general, análisis de estados financieros, legislación comercial, técnicas de créditos y cobros, entre otros.
En cuanto al manual de organización, políticas y procedimientos, es fundamental para garantizar la observación de las políticas y procedimientos en el departamento de créditos y cobranzas. El ejecutivo responsable de este departamento es la persona idónea para visualizar los objetivos del manual y su uso. En algunas empresas, la información para el manual es obtenida por departamentos especializados en organización y métodos.
Fuentes:
- Martínez, H. (2003). Manual práctico para la gestión de créditos y cobranzas. México: Limusa.
- Zegarra, L. (2007). El manual de créditos y cobranzas. Lima: ECOE Ediciones.
