Controles Aplicados A La Gestión De Cobranzas

Todo sistema de cobranzas para ser considerado eficiente, tiene que partir de un procedimiento de control y, en la medida en que este tienda a al perfección, se ha de obtener como resultado la integración de un eficiente sistema.

Teniendo en cuenta que la eficiencia de la cobranza ha de incidir en forma importante en el éxito o fracaso de la empresa, es que se hace necesario detenerse en el tema de control. En el mismo hemos de considerar no solo el control operativo del cobro, sino también los referidos al control de los fondos que se recauden.

12.1. CONTROLES EN LOS MANEJOS DE LOS FONDOS
Los controles pueden ser similares a los que se aplican encaja y/o tesorería, a saber:

a) Control Cruzado de Manejo: Separando totalmente las tareas de manejo propiamente dicho de las transacciones de cobro que se efectúan indistintamente.

b) Unificación de la Responsabilidad: Razones de buena administración, aconsejan que se concentre en una sola persona la responsabilidad de la custodia de los fondos.

c) Imputación Distintiva de los Ingresos Según su Origen : A fin de mantener totalmente diferenciados los fondos provenientes de las cobranzas con otros ingresos.

d) Deposito Inmediato del Total de los Fondos Provenientes de la Cobranza: Eliminando la posibilidad de utilizarlos para cancelación de pagos u otros movimientos de caja, que no sean ingresados a una cuenta bancaria.

e) Rotación del Personal : Para los que intervienen en el movimiento de fondos por Razones de seguridad, este medio debe de ser confidencial pues los asaltos y robos son un Riesgo siempre latente.

f) Arqueos Frecuentes de Estado de Recaudación por Cobranzas : Estos se han de llevar a cabo en forma sorpresiva y en todos los niveles que intervengan en la líneas de recaudación (cobradores, cajas, ingresos por cuenta de terceros, etc.).

g) Verificación Periódica de los Saldos : De bancos y los arqueos correspondientes sea programado o no esta revisión es siempre saludable para evitar Riesgos innecesarios.

12.2. CONTROLES EN LAS OPERACIONES
Paralelamente, con los controles respecto al movimiento de fondos, se han de implantarlos controles específicos de las operaciones de cobranzas. Estos son:

a) Utilización de los recibos prenumerados.
b) Plazos de liquidación.
c) Endoso de cheques recibidos como medio de pago.
d) Cheques que deben depositarse en fecha determinada.
e) Valores recibidos por correspondencia.
f) Descuentos por pronto pago.
g) Cobro de documentos.

12.3 CONTROL DE COBRANZA POR COBRADORES
Como ya se ha indicado, es común que las empresas, a fin de agilizar su gestión de cobro, que implementen su sistema de cobranza por medio de cobradores incluidos en su planilla.

Dentro del tema, corresponde analizar la gestión correspondiente al cobro de deudas en cuenta corriente, deudas documentadas, y deudas en cuotas.

a) Deudas en Cuenta Corriente: Generalmente es este tipo de deudas, los cobradores realizan su gestión sobre la base del resumen en cuentas mensual que emite la empresa. En tal sentido cuentas corrientes emite resúmenes de cuentas individuales, remitiendo el original al cliente y una copia a la oficina de cobranzas.

b) Deuda Documentada: La oficina de Cobranzas, mensualmente emitirá una planilla de los documentos a cobrar que vencen en el próximo periodo. Sobre la base de dicha información se confeccionaran los listados para cada cobrador en los cuales se detallara la identificación de los documentos a cobrar, sus importes y fechas de vencimiento.

c) Deuda en Cuotas: En este tipo de cobranzas, los cobradores actúan en la mayoría de los casos, para instituciones, deportivas, asociaciones culturales, etc., que recaudan sus cuotas sociales. Con este sistema el cobrador recibe el conjunto de planchas que contienen las distintas cuotas que debe recaudar por cada asociado. Al entregársele el total de las planillas, la oficina de cobranza le efectúa un cargo al mismo, por el total que representan las cuotas por cobrar contra cada liquidación de cobro semanal, se reduce el cargo inicial de acuerdo del monto de la suma exigida.